Fachwissen für digitale Entscheidungen
Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
Kurzantwort
Die Frist
Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege – dazu zählen Rechnungen – von zehn auf acht Jahre verkürzt. Die kürzere Frist gilt für alle Belege, deren Frist zu Beginn des Jahres 2025 noch nicht abgelaufen war.
Nicht verkürzt wurden die zehn Jahre für Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse und Lageberichte. Und: Läuft die steuerliche Festsetzungsfrist noch, verlängert sich die Aufbewahrungspflicht entsprechend.
Was genau aufbewahrt werden muss
Bei einer E-Rechnung ist der strukturierte Datenteil das Original. Daraus folgt:
- Kein Ausdruck. Ein Papierausdruck erfüllt die Pflicht nicht.
- Kein reines PDF-Abbild. Bei ZUGFeRD muss die Datei mitsamt eingebettetem XML erhalten bleiben – wer nur das Sicht-PDF speichert, verliert das Original.
- Unveränderbar. Nachträgliche Änderungen müssen ausgeschlossen oder protokolliert sein.
- Maschinell auswertbar. Die Datei muss während der gesamten Frist lesbar und durchsuchbar bleiben.
Was dabei häufig übersehen wird
Die Verfahrensdokumentation. Die GoBD verlangen eine Beschreibung, wie Rechnungen eingehen, geprüft, verbucht und archiviert werden. Fehlt sie, kann eine Betriebsprüfung die gesamte Buchführung beanstanden – unabhängig davon, ob die Dateien vorhanden sind.
Das E-Mail-Postfach ist kein Archiv. Ein Postfach erfüllt weder die Anforderung an Unveränderbarkeit noch an Auswertbarkeit.
Diese Übersicht ersetzt keine steuerliche Beratung.
Kernfakten
- Rechnungen und Buchungsbelege
- 8 Jahre (seit 2025)
- Jahresabschlüsse, Handelsbücher
- weiterhin 10 Jahre
- Rechtsgrundlage
- § 147 Abs. 3 AO, § 14b Abs. 1 UStG
- Aufzubewahren
- der strukturierte Datenteil im Original
Quellen
Alle externen Angaben nachvollziehbar belegt.-
01
Aufbewahrungspflichten von Steuerunterlagen IHK für München und Oberbayern
-
02
§ 147 Abgabenordnung – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung Bundesministerium der Justiz