Welche Unternehmensdaten eignen sich für einen privaten KI-Assistenten?

Mit dem Anwendungsfall beginnen

Ein privater Betrieb macht Daten nicht automatisch geeignet. Zuerst wird festgelegt, welche Aufgabe der Assistent erfüllen soll: etwa freigegebene Arbeitsanweisungen finden, Produktfragen beantworten oder Servicetickets zusammenfassen. Danach entsteht ein Datenkatalog mit Quelle, Eigentümer, Schutzklasse, Aktualisierungsrhythmus und zulässigem Nutzerkreis. NIST empfiehlt, Datenbestände und ihre Herkunft über den gesamten KI-Lebenszyklus zu dokumentieren und Risiken messbar zu machen.

Vier Prüfungen vor der Freigabe

1. Zweck und Recht: Für personenbezogene Daten müssen Zweck und Rechtsgrundlage geklärt sein. Nach Art. 5 DSGVO sind Datenminimierung und Zweckbindung zu beachten. Nur weil eine Person eine Datei im DMS lesen darf, folgt daraus nicht automatisch, dass deren Inhalt für jede KI-Anfrage verarbeitet oder protokolliert werden darf.
2. Qualität und Aktualität: Freigegebene Richtlinien, Handbücher und gepflegte Wissensartikel eignen sich meist besser als alte E-Mail-Postfächer oder unbereinigte Netzlaufwerke. Duplikate, widersprüchliche Versionen und abgelaufene Dokumente werden vor der Indexierung gekennzeichnet oder ausgeschlossen.
3. Schutzbedarf: Geschäftsgeheimnisse, Gesundheitsdaten, Personalakten, Zugangsdaten und besonders geschützte Mandantendaten benötigen eine eigene Risikoprüfung. Geheimnisse und Schlüssel gehören grundsätzlich in ein Secret-Management und nicht in Trainings- oder RAG-Daten.
4. Berechtigung: Die Suche muss dieselben oder strengere Rechte anwenden wie das Quellsystem. Berechtigungen werden serverseitig geprüft; ein Hinweis im Prompt ist keine Zugriffskontrolle.

Ein belastbarer Startbestand ist klein, fachlich abgegrenzt und messbar. Nach einer Stichprobe mit realen Fragen wird geprüft, ob Antworten auf aktuelle, freigegebene Quellen verweisen. Erst danach kommen weitere Datenklassen hinzu. So bleibt nachvollziehbar, welcher Bestand welchen Nutzen bringt und wo ein Risiko entsteht.