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Wie setzt man Löschfristen im CRM praktisch um?

Kurzantwort

Mit einem Löschkonzept, das je Datenart eine Frist und ein Startereignis festlegt, und einer automatischen Umsetzung im System. Ein Konzept im Ordner reicht nicht – geprüft wird, ob tatsächlich gelöscht wird. Aufbewahrungspflichten gehen vor, erlauben aber keine weitere Nutzung.

Der Aufbau eines Löschkonzepts

Je Datenart drei Angaben:

Datenart	Frist	Beginnt mit
Interessent ohne Geschäft	z. B. 2 Jahre	letztem Kontakt
Kunde, Vertragsdaten	steuerliche Frist	Ende des Jahres
Newsletter-Einwilligung	bis Widerruf	–
Bewerbungsdaten	z. B. 6 Monate	Absage

Die konkreten Fristen hängen vom Einzelfall ab und gehören mit der Datenschutz- und Steuerberatung abgestimmt.

Löschen oder sperren

Rechnungsrelevante Daten dürfen wegen Aufbewahrungspflichten nicht gelöscht werden. Dann gilt: einschränken statt löschen. Der Datensatz bleibt für steuerliche Zwecke erhalten, wird aber für Vertrieb und Marketing gesperrt und erscheint nicht mehr in Auswertungen oder Kampagnen.

Diese Unterscheidung ist der praktisch wichtigste Punkt und fehlt in den meisten Umsetzungen.

Automatisch statt manuell

Ein monatlicher Lauf, der fällige Datensätze bearbeitet und das protokolliert. Von Hand passiert es nicht – nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil niemand täglich Fristen prüft.

Was protokolliert werden sollte

Was wurde wann gelöscht oder gesperrt, auf welcher Grundlage. Ohne Protokoll lässt sich die Umsetzung nicht nachweisen.

Der häufigste Fehler

Löschfristen nur für die Hauptdaten. Vergessen werden Anhänge, E-Mail-Verläufe, Protokolle und Sicherungskopien. Bei Sicherungskopien ist eine Löschung im laufenden Bestand üblich, verbunden mit dem Ausschluss der Wiederverwendung.

Dieser Text ersetzt keine Rechtsberatung.

Kernfakten

Je Datenart: Frist und Startereignis festlegen
Bei Aufbewahrungspflicht: Einschränken statt löschen
Umsetzung: Automatischer Lauf mit Protokoll