Frage
Nachvollziehbar belegt
Fachwissen für digitale Entscheidungen
Standard-CRM oder individuelles CRM – was ist wirtschaftlicher?
Kurzantwort
Ein Standardprodukt ist schneller startklar und über die ersten Jahre günstiger. Eine eigene Lösung wird wirtschaftlich, wenn Lizenzkosten pro Person über Jahre auflaufen, der Prozess deutlich vom Standard abweicht oder viele Schnittstellen nötig sind. Die Rechnung muss den Betriebsaufwand der eigenen Lösung enthalten – sonst stimmt sie nicht.
Die ehrliche Rechnung
Ein Vergleich, der nur Lizenzkosten gegen Entwicklungskosten stellt, führt in die Irre. Vollständig gehören auf beide Seiten:
| Standard-CRM | Eigene Lösung | |
|---|---|---|
| Einmalig | Einrichtung, Datenübernahme, Schulung | Konzept, Entwicklung, Datenübernahme, Schulung |
| Laufend | Lizenz je Person und Monat | Hosting, Wartung, Sicherheitsaktualisierungen |
| Bei Änderungen | oft Aufpreis oder nicht möglich | Entwicklungsaufwand |
| Verstecktes | Workarounds für fehlende Funktionen | Abhängigkeit vom Dienstleister |
Wann Standard genügt
Wenn Ihr Vertrieb einem gängigen Muster folgt: Anfrage, Angebot, Auftrag, Rechnung. Dafür gibt es ausgereifte Produkte, und sie neu zu bauen wäre Verschwendung.
Wann eigene Entwicklung sinnvoll wird
- Wiederkehrende Workarounds kosten dauerhaft Zeit.
- Ein zentraler Prozess lässt sich im Standard nicht abbilden.
- Zahlreiche Nutzerinnen und Nutzer treiben die Lizenzkosten hoch, obwohl die meisten nur wenige Funktionen brauchen.
- Daten dürfen aus rechtlichen Gründen nicht beim Anbieter liegen.
Der Zwischenweg
Häufig übersehen: ein Standard-CRM als Basis, ergänzt um eigene Module über dessen Schnittstellen. Das kombiniert einen schnellen Start mit passgenauen Abläufen an den Stellen, wo es wirklich darauf ankommt.
Kernfakten
- Kippunkt
- Wenn Workarounds dauerhaft Zeit kosten
- Häufig vergessen
- Betriebs- und Wartungsaufwand der eigenen Lösung